e-CPF para o Imposto de Renda pré-preenchido, com a Alvo Certificado Digital

O mapa de certificados digitais de um negócio: quem precisa de qual e como manter tudo em dia

Quase toda empresa descobre, tarde demais, que não depende de um único certificado. Existe o certificado do CNPJ, o e-CPF de cada sócio, o do contador, em muitos casos o do jurídico e, entre os negócios menores, o do microempreendedor. Cada um vence numa data só sua, tem uma conferência de identidade separada e responde a um grupo particular de obrigações. Este guia da Alvo Certificado Digital organiza esse mapa do começo ao fim: qual pessoa ou empresa depende de qual tipo, quem participa da validação e de que forma reunir os prazos num controle só.

Por que pensar no conjunto, e não em um certificado de cada vez

O jeito mais comum de cuidar de certificado costuma ser deixar tudo para a última hora: alguém vai transmitir uma declaração, o portal não aceita, e só então a empresa descobre que o arquivo venceu na véspera. Uma vez que o certificado não oferece período de carência, o dia seguinte já é um dia parado.

Quando o negócio vê todos os certificados, a situação vira outra coisa. Dá para ver quais certificados são críticos para faturar, quais são usados apenas em momentos específicos, e qual pessoa tem de estar livre na data marcada. Assim, a atualização não é mais uma emergência e passa a ser uma tarefa agendada.

A pessoa jurídica: o e-CNPJ como assinatura da empresa

O primeiro item do conjunto costuma ser o certificado da pessoa jurídica. É por meio dele que a empresa emite NF-e, NFC-e e NFS-e, entrega as obrigações acessórias e usa o ambiente da Receita. Para quem vende diariamente a partir de um servidor definido, o certificado digital e-CNPJ A1 costuma ser a escolha mais prática: trata-se de um arquivo carregado no ERP, pode ficar instalado em várias máquinas e vale por um ano.

Em compensação, quando o sócio que assina trabalha de vários lugares ou prefere resolver pelo telefone, o certificado digital A3 em nuvem passa a pesar. Nesse formato, a chave é mantida num ambiente criptografado e funciona mediante autenticação, sem cartão. A validade chega a 2 anos, o que reduz as emissões no calendário da empresa.

As pessoas: o e-CPF de cada responsável

Um erro frequente é imaginar que o e-CNPJ atende todas as assinaturas. Ele representa a pessoa jurídica; os indivíduos, de outro lado, precisam de identidade própria. O certificado digital e-CPF funciona como a assinatura eletrônica da pessoa: serve para acessar o e-CAC em nome próprio, usar a declaração pré-preenchida, assinar contratos e documentos com validade jurídica e entrar em portais federais, estaduais e municipais. Cada administrador que decide nos atos da empresa costuma precisar do seu, já que certificado não se empresta.

Para a pessoa que quer algo palpável, o certificado A3 com token segue como uma alternativa segura. O certificado fica armazenado dentro do token USB e não pode ser copiado, algo que atende profissionais que lidam com atos de alto valor. O ponto de atenção, nessa escolha, fica em proteger o dispositivo e anotar o PIN longe dele.

O pequeno empreendedor: quando o pequeno negócio também precisa

Nem todo microempreendedor inicia as atividades dependendo de uma credencial digital. A necessidade costuma aparecer com o crescimento: quando passa a emitir nota eletrônica em sistemas que pedem certificado, quando vende para empresas maiores ou se prefere fazer serviços na Receita Federal por conta própria. Diante disso, o certificado digital para MEI aparece no quadro como uma peça para conferir com quem cuida dos números, e não como compra automática. Quando chegar a hora, o certificado do pequeno negócio respeita as mesmas etapas de validação das demais empresas.

Indicamos a leitura desta página: quanto custa um Certificado Digital

A contabilidade: quem mais depende de certificado em dia

No caso de quem administra várias empresas, a credencial digital vira instrumento de trabalho em cada expediente. O certificado digital para contador criado para o escritório corresponde a um certificado e-CNPJ do tipo A1, atrelado ao CNPJ da contabilidade, com prazo de um ano, usado para acessar o e-CAC, transmitir obrigações acessórias e validar papéis com valor jurídico. Por ser um arquivo, pode ser instalado em outros computadores da equipe.

O escritório igualmente costuma ser quem mais sofre com credencial expirada dos clientes. Não por acaso, compensa que o contador mantenha o controle de datas de todos e organize as renovações com folga. Somam mais de 600 contadores parceiros trabalhando dessa forma com a AR, com tabela própria para emitir e renovar os certificados da carteira.

Quem cuida dos processos: assinatura que precisa sair de qualquer lugar

Na rotina do escritório de advocacia, o certificado é a porta de entrada ao PJe e a sistemas do Judiciário. O certificado digital para advogado acaba sendo, em geral, um e-CPF em nome do próprio profissional, e a escolha entre cartão e certificado em nuvem leva em conta o lugar de onde ele peticiona: quem circula entre fórum, escritório e casa acaba se adaptando melhor à nuvem; quem trabalha sempre na mesma mesa é bem atendido por qualquer uma delas.

O mapa montado num caso comum: empresa pequena com dois sócios

Pense em uma empresa de serviços com dois sócios, um escritório contábil parceiro e um advogado que acompanha os contratos. O quadro, aqui, reúne cinco certificados: o A1 da empresa, configurado no sistema de faturamento; um e-CPF para cada sócio, no formato que cada um preferir; a credencial da contabilidade, que é dele e não da empresa; e o e-CPF do advogado, igualmente pessoal. Em cada item, registram-se três informações: qual é o tipo, o dia em que expira e quem participa da validação.

Com esse quadro na mesa, a gestão enxerga logo o que é responsabilidade da empresa e o que fica com os parceiros. O contador renova o próprio certificado; a empresa cuida do e-CNPJ e dos e-CPFs dos sócios. Essa separação soa simples, mas impede o cenário comum em Alvo Certificado Digital que todo mundo supõe que alguém já resolveu.

Quem participa da validação: a regra que mais causa atraso

No momento de organizar o calendário, esse é o ponto que com mais frequência trava emissões. A validação não se delega e não pode ser feita por procuração: no e-CPF, participa o próprio titular; no e-CNPJ, participa o representante legal cadastrado na Receita Federal. Se o sócio está viajando na data crítica, a gestão pode ficar sem emitir por desencontro de agenda, e não por falta de dinheiro.

A videoconferência é feita on-line, com biometria facial, sem ir a cartório, e leva em média uns 10 minutos em horário agendado, o que não configura compromisso de prazo. Quem não tem CNH também pode emitir, sempre que possua biometria registrada; a equipe confirma esse ponto antes de marcar o horário. Os documentos precisam ser originais, físicos ou digitais, em boas condições, e a etapa de vídeo é sempre obrigatória.

Como enxergar o custo de todos os certificados juntos

O empresário que pergunta quanto custa um certificado digital costuma olhar só o preço de entrada. No quadro inteiro, a análise se torna mais completa: contam o total de credenciais, a validade de cada um e quantas renovações cabem em dois anos. Como referência, os valores ficam a partir de R$ 89,90 no e-CPF, a partir de R$ 99,90 no e-CNPJ e a partir de R$ 79,90 na renovação, variando conforme o tipo, a validade e a mídia.

Há ainda uma política de cobertura de oferta: sempre que outra Autoridade de Registro credenciada oferece preço menor para certificado do mesmo tipo, com a mesma validade e a mesma mídia, a oferta é coberta mediante comprovação. Para quem compra vários certificados, essa política encurta o orçamento e evita abrir mão da organização de resolver tudo num só lugar.

Um calendário único de vencimentos

Tendo o quadro montado, o passo seguinte é colocar todos os prazos num único calendário. Uma regra simples: iniciar a renovação de certificado digital quando faltarem uns 60 dias para a data final, sobretudo quando a empresa emite nota todo dia ou se o prazo está junto do fechamento. Renovar antes não leva a desperdiçar os dias restantes do certificado atual.

Confira também em: certificado A1 no celular

No exemplo mais corriqueiro, que é o arquivo da empresa, consegue-se renovar o e-CNPJ A1 pela internet do pedido à instalação: selecionar o tipo e a duração, pagar por boleto, PIX ou cartão, confirmar a identidade do representante por videoconferência e instalar o arquivo novo com acompanhamento de um atendente. O certificado renovado toma o lugar do anterior no computador e nos sistemas onde estava configurado, e convém checar a emissão de uma nota logo depois.

Quando algo sai do roteiro

A agenda resolve as datas previstas, mas o quadro precisa prever o que foge do roteiro. Máquina roubada, token perdido ou máquina vendida sem apagar o arquivo levam ao mesmo caminho: solicitar a revogação sem demora. Quem revoga é a Autoridade Certificadora emissora, e o processo não tem volta: é preciso emitir outro, com nova validação. Por isso, é útil guardar na lista em quais computadores cada certificado foi configurado, para agir sem perder tempo num momento de aperto.

Onde comprar o conjunto e como confirmar quem emite

Antes mesmo de concluir o pedido, é bom saber quem vai conduzir a emissão. Qualquer certificado com validade jurídica nasce numa cadeia oficial, e quem faz a validação deve ser uma Autoridade de Registro credenciada. A Alvo Certificado Digital é Autoridade de Registro credenciada à ICP-Brasil desde 19/03/2018, conforme o processo ITI 99990.001250/2017-75, e faz a emissão pelas Autoridades Certificadoras Serpro e SyngularID. São mais de 500 mil certificados emitidos, com mais de 7 mil por mês, o processo inteiro em ambiente digital, da escolha à instalação.

Um alerta extra: a conta gov.br é útil para muitos serviços, mas não funciona como certificado digital ICP-Brasil e não cumpre o papel do e-CNPJ nas obrigações que pedem essa assinatura. Na hora de começar o mapa, o endereço aralvo.com.br traz as opções, os prazos e o caminho para pedir, e o suporte apoia a conferir qual certificado cada pessoa precisa.

Perguntas e respostas

Todos os sócios podem usar o mesmo e-CNPJ?

Não. O e-CNPJ é de uso do representante legal, e cada sócio que precisa assinar como pessoa física deve ter um certificado pessoal. Para liberar colaboradores na emissão de nota, o mais adequado é um A1 da empresa configurado no programa de notas.

Posso ter A1 na empresa e A3 nos sócios?

Pode. Cada um funciona de forma isolada, e é comum o negócio manter um arquivo no sistema de notas e os titulares preferirem mídia física ou nuvem nas assinaturas fora do escritório. A renovação ainda é a hora certa para mudar o tipo.

O contador pode validar por mim?

Ele não pode validar por você. O contador tem como acompanhar o processo e lidar com a documentação, mas a validação de identidade é pessoal: no certificado pessoal, o titular do CPF; no certificado da empresa, o responsável legal registrado na Receita.

Certificado vencido tem prazo de tolerância?

O certificado para assim que vence: não assina documentos, bloqueia a emissão de nota e perde o acesso ao e-CAC e ao eSocial. Depois de vencido, o processo é providenciar uma nova emissão, com a mesma conferência por vídeo.

Dá para renovar com outra empresa, e não com quem emitiu da primeira vez?

Pode. A emissão segue as mesmas regras da cadeia oficial, seja qual for o lugar em que o certificado de antes saiu. Muitas empresas aproveitam a renovação para reunir todas as credenciais num só lugar.

Sem CNH dá para emitir o certificado?

É possível, sempre que tenha base biométrica. A equipe confere essa situação antes do agendamento da validação, para evitar surpresa na hora.

Monte o mapa de certificados do seu negócio

Caso o seu negócio precise de várias credenciais, vale listar qual pessoa usa qual tipo, marcar as datas e tratar cada item com folga. A Alvo Certificado Digital emite para clientes de todo o país, pela internet, com validação por vídeo e instalação acompanhada. Chame a equipe pelo (11) 4000-2097 e monte o seu conjunto ainda esta semana.