Renovação acompanhada por atendente, na Alvo Certificado Digital

Quem precisa de certificado digital ao redor de um negócio, e como organizar o conjunto inteiro

Quase toda empresa descobre, tarde demais, que não depende de um único certificado. Existe o certificado do CNPJ, o e-CPF de cada sócio, o do escritório contábil, às vezes o do advogado e, entre os negócios menores, o do MEI. Cada certificado expira num dia diferente, exige uma validação própria e serve a um conjunto diferente de obrigações. Este guia da Alvo Certificado Digital organiza esse mapa por inteiro: quem deve ter qual tipo, quem precisa estar na conferência de identidade e como juntar as datas de vencimento num calendário só.

Por que enxergar todos de uma vez, e não um certificado por vez

O caminho mais habitual de lidar com certificado é reagir só quando surge o problema: o responsável vai transmitir uma declaração, o sistema recusa, e somente nesse momento o time percebe que a credencial expirou na véspera. Uma vez que o certificado não conta com folga depois do vencimento, o primeiro dia depois da data passa a ser um dia de trabalho travado.

No momento em que a empresa enxerga o conjunto, a situação vira outra coisa. Fica claro quais certificados são críticos para manter o caixa girando, quais outros servem só em algumas datas do ano, e quem precisa estar disponível no dia da validação. Assim, a atualização não é mais uma emergência e se torna um item do calendário.

A pessoa jurídica: o e-CNPJ como documento da empresa no meio digital

O primeiro item do conjunto é o certificado do CNPJ. É com ele que a empresa transmite as notas fiscais eletrônicas, entrega as obrigações acessórias e entra no portal da Receita Federal. Para quem emite nota com frequência a partir de uma única máquina, o certificado digital e-CNPJ A1 acaba sendo o caminho mais direto: é um arquivo configurado no sistema emissor, pode ser configurado em mais de uma máquina e dura 12 meses.

Em compensação, se o sócio que assina trabalha de vários lugares ou precisa assinar pelo celular, o certificado digital A3 em nuvem faz mais sentido. Nesse formato, a chave é mantida num ambiente criptografado e funciona mediante autenticação, sem cartão. A duração alcança 2 anos, o que reduz as emissões no calendário da empresa.

Os titulares: o e-CPF de cada pessoa

Uma confusão comum é achar que o e-CNPJ atende todas as assinaturas. Ele representa a pessoa jurídica; os titulares, de outro lado, precisam de identidade própria. O certificado digital e-CPF é a credencial da pessoa natural: é usado para entrar no portal da Receita como pessoa física, usar a declaração pré-preenchida, assinar contratos e documentos com validade jurídica e usar sistemas públicos. Cada administrador que assina nos atos da empresa costuma precisar do seu, pois certificado não se empresta.

No caso de quem escolhe um objeto na mão, o certificado A3 com token segue como uma alternativa segura. A chave é gravada no chip do dispositivo e não é exportada, algo que atende profissionais que lidam com atos de alto valor. A atenção, aqui, está em manter a mídia em segurança e anotar o PIN longe dele.

O pequeno empreendedor: quando o pequeno negócio também precisa

Nem todo microempreendedor inicia as atividades dependendo de uma credencial digital. A demanda aparece com o crescimento: quando passa a emitir nota eletrônica em ambientes que exigem assinatura digital, quando vende para empresas maiores ou quando precisa tratar demandas na Receita por conta própria. Por isso, o certificado digital para MEI entra no mapa como uma peça para conferir com o contador, e não como gasto obrigatório. Quando for preciso, o certificado do pequeno negócio segue as mesmas regras de conferência que valem para qualquer CNPJ.

Continue lendo em: certificado digital para emitir NF-e

O contador: o certificado de quem cuida de muitos CNPJs

No caso de quem cuida de muitos clientes, a assinatura digital funciona como parte da rotina do começo ao fim do expediente. O certificado digital para contador desenhado para esse dia a dia é um e-CNPJ A1, ligado ao cadastro da contabilidade, com validade de um ano, aplicado para acessar o ambiente da Receita, transmitir obrigações acessórias e formalizar arquivos com valor jurídico. Por ser um arquivo, pode ser instalado em outros computadores da equipe.

O escritório também acaba sendo quem primeiro sente o impacto de certificado vencido da carteira. Por isso, faz sentido que o contador mantenha a planilha de vencimentos da carteira inteira e conduza as emissões com folga. São mais de 600 contadores parceiros atuando nesse modelo com a AR, com condição própria para emitir e renovar os certificados da carteira.

O advogado: a credencial de quem peticiona

No cotidiano da advocacia, o certificado pessoal serve de acesso ao peticionamento eletrônico e a portais de tribunais. O certificado digital para advogado costuma ser, no uso real, um certificado de pessoa física na titularidade do próprio advogado, e a escolha entre mídia física e nuvem varia conforme o lugar em que ele assina: quem circula entre fórum, escritório e casa acaba se adaptando melhor à nuvem; quem assina quase sempre na mesma estação fica bem com qualquer formato.

Como fica o mapa na prática: um negócio com dois sócios e um contador

Considere uma empresa de serviços com dois sócios, um contador externo e um advogado que cuida das ações trabalhistas. O conjunto, nesse exemplo, tem cinco certificados: o certificado em arquivo do CNPJ, instalado no emissor de notas; um e-CPF por administrador, em nuvem ou token; a credencial da contabilidade, que pertence ao escritório; e o e-CPF do advogado, igualmente pessoal. Para cada certificado, registram-se três informações: qual é o tipo, a data de vencimento e quem entra na videoconferência.

Com o mapa em mãos, quem cuida do financeiro vê de imediato o que é da empresa e o que fica com os parceiros. A contabilidade renova o certificado dela; a empresa responde pelo e-CNPJ e pelos e-CPFs dos sócios. Esse recorte parece evidente, mas evita a situação clássica em que ninguém renova porque acha que é tarefa do outro.

Quem participa da validação: a regra que mais causa atraso

No momento de organizar o calendário, esse é o ponto que com mais frequência trava emissões. A validação não se delega e não pode ser realizada por terceiros: no certificado pessoal, participa o próprio titular; no certificado da empresa, valida o responsável legal registrado na Receita Federal. Se o sócio está viajando na data crítica, a gestão pode ficar sem emitir por falta de horário, e não por falta de papelada.

A videoconferência é feita on-line, usando reconhecimento facial, sem cartório, e dura em torno de 10 minutos no horário combinado, o que não representa garantia de prazo. Quem nunca tirou CNH também pode emitir, desde que tenha base biométrica; a equipe verifica o caso antes de marcar o horário. Os papéis devem ser os originais, em papel ou digitais, em bom estado, e a conferência não é dispensada.

Quanto pesa o conjunto no orçamento

Quem pesquisa quanto custa um certificado digital tende a comparar apenas o valor da primeira emissão. No conjunto, a análise se torna mais completa: pesam o total de credenciais, o prazo de cada credencial e quantas emissões vão caber em vinte e quatro meses. Como referência, os valores estão a partir de R$ 89,90 no e-CPF, a partir de R$ 99,90 no e-CNPJ e a partir de R$ 79,90 na renovação, com variação segundo o tipo de certificado, o prazo e a mídia.

Há ainda uma política de cobertura de oferta: quando alguma outra AR credenciada oferece preço menor para certificado do mesmo tipo, com a mesma validade e a mesma mídia, a oferta é coberta mediante comprovação. Para a empresa que emite muitos certificados, essa política encurta o orçamento e evita abrir mão da organização de resolver tudo num só lugar.

Todos os vencimentos num só calendário

Com a lista em mãos, o passo seguinte é colocar todos os prazos em um só controle. Um critério simples: iniciar a renovação de certificado digital assim que restarem cerca de 60 dias para a data final, em especial se o negócio fatura diariamente ou se Alvo Certificado Digital o prazo está junto do fechamento. Antecipar a renovação não leva a desperdiçar os dias restantes do certificado vigente.

Continue sua leitura em: Alvo Certificado Digital

Na situação mais frequente, que é o certificado em arquivo da pessoa jurídica, dá para renovar o e-CNPJ A1 pela internet do pedido à instalação: escolher o certificado e a validade, fazer o pagamento por PIX, boleto ou cartão de crédito, confirmar a identidade do representante por videoconferência e configurar o novo arquivo com ajuda de alguém da equipe. O arquivo novo substitui o antigo no computador e nos emissores em que ele rodava, e é bom testar uma nota de teste logo depois.

Perda, roubo e troca de computador

O controle dá conta do que é previsível, mas o quadro precisa prever o que foge do roteiro. Computador levado num furto, dispositivo extraviado ou equipamento descartado com o A1 instalado exigem a mesma resposta: revogar o certificado logo que perceber. A revogação é feita pela Autoridade Certificadora que emitiu, e não existe desfazer a revogação: o caminho é uma emissão nova, passando outra vez pela validação. Por isso, vale anotar no mapa onde cada certificado está instalado, para saber o que revogar num momento de aperto.

Onde resolver todos os certificados e como checar quem está vendendo

Prestes a confirmar a compra, é bom saber quem vai conduzir a emissão. Todo certificado ICP-Brasil é emitido dentro de uma cadeia oficial, e a empresa que conduz a validação tem de ser uma Autoridade de Registro credenciada. A Alvo Certificado Digital atua como Autoridade de Registro credenciada à ICP-Brasil desde 19/03/2018, pelo processo ITI 99990.001250/2017-75, e emite pelas Autoridades Certificadoras Serpro e SyngularID. Somam-se mais de 500 mil certificados emitidos, com mais de 7 mil certificados emitidos por mês, tudo on-line, da compra à configuração.

Um cuidado final: a conta gov.br é útil para muitos serviços, mas não é um certificado ICP-Brasil e não substitui o e-CNPJ nas obrigações que pedem essa assinatura. Na hora de abrir o conjunto, o endereço aralvo.com.br reúne os tipos, os prazos e o passo a passo de compra, e o atendimento ajuda a conferir que modelo cada titular deve ter.

Dúvidas frequentes

Um único e-CNPJ resolve para todos os sócios?

Não. O certificado da empresa fica sob responsabilidade do sócio ou representante legal, e cada sócio que responde por si deve ter um certificado pessoal. Quando a ideia é permitir que outras pessoas emitam nota, o mais adequado é um A1 da empresa instalado no sistema.

Dá para misturar A1 e A3 no mesmo negócio?

Dá. Cada certificado é independente, e é frequente a empresa ter um A1 no computador de faturamento e os administradores terem nuvem ou token para assinar de qualquer lugar. A renovação também é o momento natural para trocar de formato.

O contador pode fazer a validação no meu lugar?

Ele não pode validar por você. O contador tem como acompanhar o processo e cuidar dos documentos, mas a validação de identidade é pessoal: no e-CPF, o próprio titular; no e-CNPJ, o representante legal registrado na Receita.

E se algum certificado vencer sem aviso?

Ele deixa de funcionar no dia do vencimento: não autentica documentos, não emite nota e perde o acesso ao e-CAC e ao eSocial. Com ele vencido, o caminho é emitir um novo, com a mesma conferência por vídeo.

Posso renovar um certificado que foi emitido em outro lugar?

Sim. A renovação obedece à mesma validação da ICP-Brasil, não importa de onde o certificado antigo nasceu. Muita gente escolhe a hora de renovar para centralizar todos os certificados num único lugar.

Sem CNH dá para emitir o certificado?

É possível, desde que já tenha cadastro biométrico. O atendimento confirma o caso antes do agendamento da validação, para não ter retrabalho na hora.

Monte o mapa de certificados do seu negócio

Se a sua empresa depende de vários certificados, faz sentido colocar no papel quem depende de qual modelo, marcar as datas e tratar cada item com folga. A Alvo Certificado Digital atende o Brasil todo, pela internet, com validação por vídeo e apoio na instalação. Ligue para o atendimento no (11) 4000-2097 e comece o seu mapa agora.